Primele zile după schimbarea cotelor de TVA: probleme contabile cu care s-au confruntat companiile din România la acea vreme

Atunci când cota standard de TVA din România a crescut de la 19% la 21%, începând cu 1 august 2025, în baza Legii nr. 141/2025, cea mai mare parte a atenției s-a concentrat asupra prețurilor. Problemele mai dificile au apărut însă mai discret, odată cu primele facturi, bonuri fiscale și declarații care au traversat momentul schimbării. Pentru directorii financiari, tranziția se manifestă ca o serie de mici capcane tehnice, fiecare dintre acestea putând genera neconcordanțe de raportare, penalități și erodarea marjei dacă nu este gestionată cu atenție. În continuare este prezentată o perspectivă practică asupra zonelor în care companiile întâmpină dificultăți și asupra măsurilor care trebuie luate.

Ce s-a schimbat efectiv la 1 august 2025

Legea nr. 141/2025, publicată în Monitorul Oficial nr. 699 din 25 iulie 2025, a modificat structura TVA din România cu doar câteva zile înainte de intrarea în vigoare. Cota standard a crescut de la 19% la 21%, iar cele două cote reduse anterioare, de 5% și 9%, au fost înlocuite de o singură cotă redusă, de 11%.

Cota redusă de 11% se aplică acum medicamentelor de uz uman, anumitor alimente și băuturi, în condițiile și cu excepțiile prevăzute de art. 291 alin. (2) din Codul fiscal, alimentării cu apă și serviciilor de canalizare, cărților, ziarelor și revistelor în format tipărit și digital, lemnului de foc și anumitor forme de energie termică, inputurilor agricole, accesului la activități culturale precum muzeele și, aspect important pentru multe companii, serviciilor de cazare hotelieră, precum și serviciilor de restaurant și catering, cu excepția alcoolului. Mai multe categorii au trecut însă în sens opus, la cota integrală de 21%. Printre acestea se numără panourile fotovoltaice și pompele de căldură, care anterior beneficiau de cota de 9%, accesul la parcuri de distracții, cinematografe, evenimente sportive și culturale, suplimentele alimentare, medicamentele veterinare și alimentele cu un conținut ridicat de zahăr.

O cotă tranzitorie restrânsă de 9% a fost menținută pentru anumite vânzări de locuințe, pentru suprafețe utile de până la 120 mp și valori de până la 600.000 RON, în situațiile în care contractul și plata unui avans existau înainte de 1 august 2025, iar livrarea avea loc până la 31 iulie 2026. Această perioadă s-a încheiat, astfel încât, din punct de vedere practic, companiile operează acum într-un sistem cu două cote: 21% și 11%. Orice dosare imobiliare rămase deschise din perioada respectivă trebuie verificate în final pentru a confirma că a fost aplicată cota corectă.

Regula care stă la baza celor mai multe erori: cota urmează faptul generator

Cea mai frecventă eroare din primele zile a vizat data care determină cota aplicabilă. Potrivit legislației românești în materie de TVA, cota aplicabilă este stabilită în funcție de faptul generator, în general data la care bunurile sunt livrate sau serviciul este prestat. Ca regulă generală, cota aplicabilă este cea în vigoare la data faptului generator, cu excepțiile prevăzute de Codul fiscal pentru situațiile în care exigibilitatea intervine anterior.

În practică, o livrare finalizată la 31 iulie 2025 era supusă cotei de 19%, chiar dacă factura a fost emisă în august, în timp ce o livrare efectuată la 1 august 2025 sau ulterior este supusă cotei de 21%, chiar dacă oferta, comanda sau o parte din plată au fost realizate anterior. Companiile care aplică sistemul TVA la încasare urmează aceeași logică. Pentru acestea, data încasării stabilește momentul la care TVA devine exigibilă, însă cota rămâne cea stabilită la momentul livrării bunurilor sau prestării serviciului. Aplicarea incorectă a acestei succesiuni generează diferențe pe care sistemele ANAF le pot semnala ulterior.

Avansurile și capcana regularizării

Avansurile facturate înainte de 1 August 2025 la cota veche, aferente unei livrări care se finalizează numai după această dată, reprezintă una dintre zonele în care multe echipe financiare au întâmpinat dificultăți. Tratamentul corect presupune efectuarea unei regularizări. Pe factura finală, avansul anterior este stornat la vechea cotă de 19%, iar valoarea integrală a livrării este apoi taxată la noua cotă de 21%, astfel încât clientul suportă în final TVA la cota în vigoare la momentul efectuării livrării.

Omiterea stornării sau simpla adăugare ad-hoc a diferenței lasă evidența contabilă și datele din factura electronică necorelate, exact tipul de neconcordanță care poate apărea într-un decont de TVA precompletat. Orice plată în avans, depozit sau facturare pe etape care a traversat data schimbării trebuie analizată pentru a confirma că avansul a fost regularizat la cota veche, iar diferența a fost taxată la noua cotă.

Ca excepție, livrările de locuințe care îndeplinesc condițiile regimului tranzitoriu prevăzut de Legea nr. 141/2025 pot beneficia în continuare de cota de TVA de 9% până la 31 iulie 2026, dacă sunt respectate condițiile legale privind locuința, cumpărătorul și avansul achitat anterior datei de 1 august 2025.

Retururi și reduceri: de regulă, se urmărește cota operațiunii inițiale.

O capcană similară funcționează în sens invers. Atunci când o companie procesează un retur sau acordă o reducere pentru o vânzare care a fost inițial taxată cu 19% sau cu vechile cote de 5% ori 9%, ajustarea trebuie efectuată utilizând cota aplicată inițial. Un produs vândut în iulie 2025 cu TVA de 19% și returnat în septembrie 2025 trebuie stornat cu 19%, indiferent de cota pe care programul informatic o propune în prezent în mod implicit.

Această regulă poate fi ușor aplicată greșit după ce sistemul contabil a fost actualizat la noile cote, deoarece cota oferită în prezent de aplicație este cea curentă. Documentele de storno și ajustare trebuie verificate linie cu linie prin raportare la cota tranzacției inițiale. Această disciplină trebuie menținută luni întregi după schimbare, atât timp cât vânzările realizate la vechile cote mai pot genera retururi sau corecții.

Case de marcat, POS și bonuri fiscale: presiunea reprogramării

Pentru comercianții cu amănuntul, sectorul ospitalității și orice companie care emite bonuri fiscale, cea mai mare presiune din primele zile ale lunii August 2025 a fost de natură tehnică. Aparatele de marcat electronice fiscale au trebuit reprogramate de la 19% și 9% la 21% și 11%, astfel încât noile cote să poată fi utilizate începând cu activitatea din 1 August 2025.

Un număr redus de distribuitori autorizați deservește un număr foarte mare de clienți, ceea ce a generat blocaje, iar companiile care și-au notificat furnizorul cu întârziere s-au putut afla în imposibilitatea de a efectua actualizarea la timp.

Expunerea în această zonă este reală și cuantificată. Bonurile fiscale care indică o cotă TVA incorectă pot atrage amenzi între 20.000 și 30.000 RON, iar neregulile privind documentația contabilă pot atrage amenzi între 2.000 și 20.000 RON.

Recomandările din perioada de tranziție au fost ferme: o companie care, în mod real, nu putea aplica cota corectă ar fi trebuit să suspende vânzările afectate până la remedierea echipamentului. ANAF tratează neconcordanța de cotă drept indicator de risc fiscal și, întrucât majoritatea sistemelor de tip point-of-sale pot fi actualizate de la distanță, dificultățile tehnice au o greutate redusă ca justificare.

Sisteme ERP și programe de facturare: date de bază și documente copiate

Dincolo de casele de marcat, schimbarea a evidențiat cât de multă logică privind cotele TVA este încorporată în configurarea sistemelor. Datele de bază aferente produselor și serviciilor au trebuit remapate, deoarece elementele care au trecut de la vechile cote de 9% sau 5% la noua cotă de 11% se comportă diferit față de cele care au trecut la 21%, ceea ce face nesigură o actualizare generală. Echipele care au exportat și reimportat listele de produse prin intermediul foilor de calcul pentru a aplica cote diferențiate s-au descurcat, în general, mai bine decât cele care au modificat înregistrările individual.

Copierea documentelor reprezintă o problemă mai subtilă. Atunci când o factură sau o proformă este duplicată pornind de la un șablon anterior lunii August 2025, majoritatea sistemelor păstrează cota salvată în documentul original, în loc să preia cota curentă din fișa produsului. Fiecare document copiat sau recurent creat în apropierea datei schimbării trebuie verificat, deoarece o cotă veche se poate propaga neobservată într-un întreg proces de facturare.

e-Factura și RO e-TVA: când o cotă greșită devine o neconcordanță de raportare

În anii anteriori, o eroare privind cota putea rămâne neobservată până la un control. Acest lucru nu mai este valabil. Prin RO e-Factura, datele facturilor ajung la ANAF, iar sistemul RO e-TVA precompletează deconturile de TVA, astfel încât o cotă incorectă devine vizibilă aproape imediat și este verificată în raport cu propriile declarații ale contribuabilului.

Contracte și prețuri: cine suportă cele două puncte procentuale

Întrebarea comercială din spatele tratamentului contabil este cine suportă cele două puncte procentuale suplimentare aferente TVA-ului de la 1 August 2025. Contractele și listele de prețuri exprimate fără TVA transferă automat creșterea către client. Atunci când prețurile sunt exprimate cu TVA inclus, situație frecventă în B2C și în multe acorduri cu tarif fix, compania absoarbe diferența prin reducerea marjei, dacă nu își repoziționează prețurile.

Astfel, primele zile au reprezentat atât un exercițiu de stabilire a prețurilor, cât și unul de conformare. A fost necesară revizuirea condițiilor standard, ofertelor, cataloagelor și contractelor pe termen lung pentru a stabili dacă prețurile sunt exprimate cu sau fără TVA, urmată de decizia privind situațiile în care majorarea este transferată clientului și cele în care prețurile sunt menținute din considerente de competitivitate. Trecerea de la 9% la 11% pentru alimente, cazare și servicii de restaurant, precum și creșterea la 21% pentru produse precum echipamentele solare, au avut efecte deosebit de semnificative pentru companiile din aceste sectoare.

Fluxul de numerar și pachetul fiscal mai amplu

Majorarea cotei nu trebuie analizată izolat. O cotă standard mai ridicată crește atât TVA colectată de companie, cât și TVA deductibilă achitată, modificând momentul și dimensiunea pozițiilor de TVA și, pentru unele companii, ciclul capitalului de lucru asociat decontării TVA.

Ce ar fi trebuit să facă directorii financiari la acel moment?

Pentru companiile care nu au gestionat perfect primele zile ale tranziției – și au fost multe astfel de cazuri – prioritatea este închiderea diferențelor înainte ca acestea să se amplifice într-un decont precompletat sau în cadrul unei inspecții:

• Retestarea logicii faptului generator. Confirmarea că sistemele de facturare și ERP stabilesc cota în funcție de data livrării sau prestării și efectuarea verificării prin sondaj asupra tranzacțiilor de la sfârșitul lunii iulie 2025 și începutul lunii August 2025.
• Reconcilierea avansurilor și regularizărilor. Analizarea fiecarei plăți în avans care a traversat data schimbării pentru a confirma că avansul a fost stornat la cota veche, iar diferența a fost taxată la noua cotă.
• Verificarea bonurilor fiscale și datelor de bază. Confirmarea că aparatele de marcat și fișele produselor indică noile cote corecte de 21% și 11% și că niciun document copiat sau recurent nu mai conține o cotă veche.
• Corelarea raportărilor electronice cu evidențele proprii. Compararea datelor din e-Factura și decontul RO e-TVA precompletat cu registrul contabil propriu și corectarea eventualelor diferențe prin documente corespunzătoare.
• Reanalizarea prețurilor și contractelor. Stabilirea prețurilor care includ TVA și cele care au fost exprimate fără TVA și deciderea în mod conștient a situațiilor în care majorarea cu două puncte procentuale aferenta TVA a fost transferată clientului.

Trecerea la 21% a părut simplă pe hârtie, dar s-a dovedit solicitantă în practică. Aproape nicio dificultate nu a provenit din noua cifră în sine. Problemele au apărut la aspectele de tranziție: facturi, avansuri, retururi și bonuri fiscale care au traversat data schimbării, precum și raportarea digitală, care identificau neconcordanțele aproape în timp real.  Companiile care au gestionat cel mai bine această tranziție și tratat ca pe un proiect important această schimbare, cu un responsabil clar, și care au reconciliat propriile sisteme înainte ca ANAF să o facă sunt cele care nu vor întâmpina probleme la controalele fiscale viitoare.

Echipa de taxe și contabilitate BPiON vă poate verifica facturile, avansurile și datele din e-Factura aferente perioadei de tranziție, pentru a confirma că au fost aplicate cotele corecte. Contactați-ne pentru a programa o revizuire.

Contactează-ne: