Operațiuni necesare pentru închiderea exercițiului financiar 2025 – între conformare contabilă /fiscală și strategie de business

Închiderea exercițiului financiar aferent anului 2025 trebuie privită nu doar dintr-o perspectivă contabilă, ci și în contextul modificărilor fiscale recente, care influențează direct tratamentul dividendelor, structura capitalurilor proprii și regimul de impozitare aplicabil. În acest context, procesul de închidere capătă o dimensiune strategică, depășind sfera unei simple obligații de conformare tehnică.

1. Inventarierea patrimoniului și verificarea datelor

Un prim pas esențial în cadrul procesului de închidere îl constituie inventarierea patrimoniului, corelată cu verificarea riguroasă a realității datelor contabile înregistrate.Aceasta implică:

• identificarea diferențelor între situația scriptică și cea faptică,
• evaluarea stocurilor fără mișcare,
• analiza creanțelor cu risc de neîncasare.

În practică, ajustările rezultate în urma acestor verificări au un impact direct asupra rezultatului exercițiului financiar și, implicit, asupra bazei de impozitare, fiind esențiale pentru asigurarea unei imagini fidele a poziției financiare a entității. Una dintre politicile contabile pe care o entitate le poate adopta, în conformitate cu Ordinul 1802/2014, este alegerea între: evaluarea imobilizărilor la cost istoric; sau reevaluarea acestora. Reevaluarea imobilizărilor constituie o alternativă la modelul bazat pe costul de achiziție sau de producție și are ca rezultat reflectarea acestora la valoarea justă.

2. Revizuirea balanței de verificare

Revizuirea balanței de verificare reprezintă o etapă critică în procesul de închidere a exercițiului financiar, având rolul de a asigura acuratețea și coerența informațiilor contabile. În cadrul acestei etape se realizează:

• corectarea eventualelor erori contabile identificate;
• verificarea și clarificarea soldurilor anormale sau nejustificate;
• analiza corelațiilor existente între conturi, în vederea asigurării consistenței înregistrărilor contabile.

Erorile identificate în această fază pot avea un impact semnificativ, putând distorsiona atât rezultatul contabil, cât și indicatorii utilizați în analiza capitalurilor proprii, afectând astfel relevanța informațiilor financiare.

3. Ajustări și provizioane

Un element central al închiderii îl reprezintă ajustările și provizioanele. Acestea trebuie constituite pentru a reflecta:

• pierderile probabile,
• riscurile existente.

Rolul lor este de a contribui la prezentarea fidelă a situației financiare. Lipsa acestora poate conduce la supraevaluarea profitului și la distribuirea unor dividende nejustificate.

4. Respectarea principiului independenței exercițiului

Respectarea principiului independenței exercițiului presupune delimitarea corectă în timp a veniturilor și cheltuielilor, astfel încât acestea să fie recunoscute în perioada la care se referă, indiferent de momentul încasării sau plății. Aplicarea corectă a acestui principiu este esențială pentru determinarea fidelă a rezultatului exercițiului financiar.

În acest context:

• cheltuielile aferente anului 2025 trebuie recunoscute în contabilitate chiar dacă documentele justificative (facturile) sunt primite ulterior, prin utilizarea conturilor de cheltuieli înregistrate în avans sau a datoriilor estimate;
• în mod similar, veniturile trebuie înregistrate în perioada în care au fost generate, chiar dacă încasarea acestora are loc ulterior;
• este necesară analiza contractelor, a serviciilor prestate și a livrărilor efectuate la sfârșitul perioadei, pentru a identifica eventuale venituri sau cheltuieli neînregistrate.

În practică, omisiunile sau erorile în aplicarea acestui principiu sunt frecvente și pot conduce la denaturarea semnificativă a rezultatului contabil, influențând implicit baza de impozitare și indicatorii financiari ai entității.

5. Aspecte fiscale privind dividendele

Anul 2025 aduce o serie de elemente importante în ceea ce privește tratamentul fiscal și contabil al dividendelor, cu impact direct asupra deciziilor de repartizare a profitului:

• Dividendele interimare distribuite în cursul anului 2025, pe baza situațiilor financiare interimare, sunt supuse unei cote de impozit de 10%, fără obligația de recalculare ulterior aprobării situațiilor financiare anuale;
• Începând cu data de 1 ianuarie 2026, cota de impozit pe dividende crește la 16%, aplicabilă dividendelor plătite după această dată, indiferent de exercițiul financiar din care provin profiturile;

În acest context, s-a obervat  în practică o tendință de accelerare a distribuției dividendelor până la finalul anului 2025, în vederea optimizării sarcinii fiscale.

Totodată, trebuie avute în vedere și următoarele restricții și condiționări introduse sau clarificate prin reglementările recente:

• Dividendele pot fi distribuite exclusiv din profituri reale și distribuibile; în situația în care entitatea înregistrează pierdere contabilă sau profit insuficient, distribuirea dividendelor nu este permisă;
• În cazul dividendelor interimare, dacă la finalul exercițiului financiar se constată că profitul realizat este mai mic decât cel estimat, diferențele distribuite în plus trebuie restituite de către asociați;
• Distribuirea dividendelor este condiționată și de nivelul capitalurilor proprii, fiind interzisă în situația în care activul net scade sub limitele prevăzute de lege;
• De asemenea, anumite reglementări limitează acordarea de împrumuturi către asociați în contextul distribuirii de dividende interimare, pentru a preveni retragerea indirectă a lichidităților.

Prin urmare, decizia de distribuire a dividendelor trebuie fundamentată nu doar pe considerente fiscale, ci și pe o analiză atentă a poziției financiare și a cadrului legal aplicabil, pentru a evita riscurile de neconformare.

6. Capitalurile proprii și restricțiile legale

Distribuirea dividendelor trebuie analizată în strânsă legătură cu nivelul capitalurilor proprii ale entității, întrucât legislația impune anumite limitări menite să protejeze stabilitatea financiară a societății și interesele creditorilor.

În acest sens:

• în situația în care activul net (capitalurile proprii) scade sub 50% din valoarea capitalului social subscris, societatea se află într-o zonă de risc din punct de vedere juridic și financiar;
• în această situație, nu este permisă distribuirea de dividende către asociați;
• de asemenea, nu pot fi efectuate restituiri de împrumuturi acordate de asociați, până la reîntregirea nivelului capitalurilor proprii;

În plus, această condiționare trebuie analizată nu doar la momentul distribuirii dividendelor, ci și în mod prospectiv, pentru a evita deteriorarea poziției financiare ulterior distribuirii.

Prin urmare, orice decizie de repartizare a profitului trebuie fundamentată pe o analiză atentă a structurii capitalurilor proprii, inclusiv prin simularea impactului distribuirii asupra activului net, pentru a asigura conformitatea cu cerințele legale și menținerea echilibrului financiar al entității.

7. Restricții privind relația cu asociații

Cadrul legislativ introduce o serie de limitări suplimentare menite să asigure o utilizare prudentă a resurselor financiare ale entității.

În acest sens societățile care optează pentru distribuirea de dividende interimare nu pot acorda împrumuturi către asociați în cursul aceluiași exercițiu financiar;

Această măsură are ca scop prevenirea unor practici de retragere indirectă a lichidităților din societate și contribuie la menținerea unui echilibru financiar adecvat, precum și la protejarea intereselor creditorilor.

8. Rezervele legale

Închiderea exercițiului financiar implică și o analiză atentă a rezervelor, în special a rezervei legale, având în vedere rolul acesteia în protejarea capitalului societății și în asigurarea unei distribuiri prudente a profitului.

În acest sens:

• rezerva legală trebuie constituită anual în proporție de minimum 5% din profitul contabil, până la atingerea plafonului de 20% din capitalul social subscris;
• constituirea acesteia are caracter obligatoriu și trebuie realizată anterior oricărei distribuiri de dividende;

Nerespectarea acestor cerințe poate afecta legalitatea repartizării profitului și poate genera riscuri semnificative în cazul unui control fiscal.

9. Verificarea conturilor bancare

Un alt aspect sensibil în cadrul procesului de închidere a exercițiului financiar îl reprezintă analiza disponibilităților bănești, având în vedere impactul direct asupra poziției de lichiditate a entității și asupra acurateței situațiilor financiare.

În acest sens, sunt necesare următoarele verificări:

• confirmarea soldurilor bancare, prin compararea evidențelor contabile cu extrasele de cont emise de instituțiile de credit;
• reconcilierea periodică a extraselor de cont cu înregistrările din contabilitate, în vederea identificării eventualelor diferențe;
• identificarea și înregistrarea tuturor operațiunilor neînregistrate sau înregistrate eronat, inclusiv comisioane bancare, dobânzi sau alte tranzacții aferente perioadei;

De asemenea, este recomandată analiza operațiunilor aflate în curs de decontare (plăți sau încasări în tranzit), pentru a asigura o reflectare corectă a soldurilor la data bilanțului.

În practică, diferențele între evidența contabilă și situațiile bancare sunt frecvente și pot indica erori, omisiuni sau întârzieri în înregistrare, motiv pentru care aceste verificări sunt esențiale pentru asigurarea unei imagini fidele a poziției financiare.

10. Regimul microîntreprinderilor / Regimul impozitului pe profit.

Pentru anul 2026, regimul fiscal aplicabil microîntreprinderilor va fi determinat de rezultatele financiare înregistrate în 2025:

• Plafonul de venituri: Limita de încadrare în regimul microîntreprinderilor este de 100.000 euro;
• Depășirea plafonului: În cazul în care veniturile depășesc acest plafon, societatea trece automat la regimul impozitului pe profit;
• Momentul aplicării: Schimbarea regimului fiscal se aplică începând cu trimestrul în care plafonul este depășit;
• Fără revenire: În cadrul aceluiași an fiscal nu este permisă revenirea la regimul microîntreprinderilor.
• Prin urmare, închiderea exercițiului financiar 2025 necesită o analiză atentă și detaliată a veniturilor realizate, pentru a determina corect regimul fiscal aplicabil în 2026 și pentru a evita surprize fiscale neașteptate.

La închiderea exercițiului 2025, este necesară o analiză atentă a veniturilor, pentru a determina regimul fiscal aplicabil în 2026 și a evita eventuale ajustări fiscale.

11. Obligatia existentei unui cont bancar

Firmele din România sunt obligate să deschidă un cont bancar în termen de 60 de zile de la înființare. Nerespectarea acestei obligații poate conduce la amenzi și, în situații extreme, chiar la lichidarea societății. Contul este vital pentru asigurarea transparenței și legalității operațiunilor financiare ale firmei. Astfel, o măsură necesară este verificarea existenței contului bancar în cazul societăților nou-înființate.

12. Concluzii

 Închiderea exercițiului financiar 2025 trebuie tratată într-un mod integrat, având în vedere trei dimensiuni esențiale:

• Corectitudinea contabilă: asigurarea că toate veniturile, cheltuielile, activele și pasivele sunt înregistrate corect și că situațiile financiare reflectă fidel poziția economică a entității.
• Implicațiile fiscale: respectarea tuturor obligațiilor fiscale, inclusiv impozitele pe profit și dividende, TVA și alte taxe relevante, pentru a evita eventualele sancțiuni sau ajustări ulterioare.
• Cerințele juridice: conformitatea cu legislația aplicabilă, reglementările contabile și obligațiile față de acționari sau autorități, inclusiv întocmirea documentelor justificative și rapoartelor obligatorii.

Aspectele critice care necesită o atenție sporită în acest context sunt:

• Distribuirea dividendelor interimare: evaluarea corectă a disponibilităților și respectarea limitelor legale pentru a evita distribuirea excesivă și eventualele consecințe fiscale.
• Nivelul capitalurilor proprii: monitorizarea atentă a activului net, întrucât scăderea sub anumite praguri limitează distribuirea dividendelor și returnarea împrumuturilor către asociați.
• Constituirea rezervelor legale: asigurarea constituirii rezervelor obligatorii înainte de repartizarea profitului, pentru protecția capitalului social și conformitatea cu legislația.
• Încadrarea în regimul microîntreprinderilor: analiza veniturilor și criteriilor de eligibilitate, având în vedere că depășirea plafonului de venituri determină trecerea la impozitul pe profit și afectează planificarea fiscală pentru anul următor.

Abordarea integrată a acestor aspecte asigură respectarea cadrului legal și fiscal, precum și o imagine clară și fidelă a performanței și poziției financiare a entității.

Contactează-ne: