În prezent, angajații se așteaptă ca firma pentru care lucrează să fie inovatoare și deschisă la soluții care le îmbunătățesc viața și sarcinile zilnice. De aceea, ei apreciază în mod special transformarea digitală și efectele ei pozitive în departamentul a cărui activitate îi afectează cel mai mult.
Bineînțeles, este vorba despre departamentul de HR & Payroll. Acesta este așteptat să fie eficient și să îmbrățișeze inovația care sprijină această eficiență.
De obicei, atenția întregii companii este orientată către departamentul de payroll. Angajații acestuia au mereu multe sarcini și responsabilități, fiind expuși la stres și la nemulțumirea colegilor dacă nu își îndeplinesc corect și la timp atribuțiile. Nu este vorba doar de calculul corect al salariilor, înregistrarea timpului de lucru, informarea personalului cu privire la modificările legislative și clarificarea tuturor neclarităților, reclamațiilor sau contestațiilor legate de salarii. Există și numeroase cereri suplimentare care trebuie luate în considerare și implementate. Unul dintre aceste aspecte, pentru care există din fericire o soluție simplă și eficientă, îl reprezintă fluturașii de salariu.
De ce este importantă distribuirea fluturașilor de salariu către angajați?
Datorită certitudinii și regularității primirii fluturașului de salariu, angajatul nu trebuie să depună cereri suplimentare de fiecare dată și să aștepte procesarea acestora. Fluturașii electronici oferă o prezentare clară și transparentă a informațiilor și un acces rapid și convenabil la documentația salarială, inclusiv la cele arhivate.
Această facilitate are și o dimensiune practică. Este un element al strategiei de motivare. Un angajat care are informații complete și clare despre modul în care este remunerat și are garanția corectitudinii calculului salariului, va depune eforturi pentru a-și îndeplini sarcinile cât mai bine. În plus, informațiile transparente și de încredere contribuie la construirea unei culturi organizaționale bazate pe deschidere, îmbunătățind relațiile și nivelul de încredere dintre angajator și angajați.
Ce sunt fluturașii de salariu și ce informații conțin?
Fluturașii de salariu reprezintă, în general, un rezumat al tuturor componentelor salariale. Pregătirea și distribuirea lor sunt realizate de specialiștii din departamentul de payroll, iar angajații primesc rezultatele muncii acestora fie în format tradițional (pe hârtie), fie, tot mai des, în format electronic.
Fluturașul de salariu nu conține doar numele angajatului și suma care îi va intra în cont pentru activitatea desfășurată într-o anumită perioadă, ci include un set complet de informații legate de raportul de muncă. Printre acestea:
- Date personale ale angajatului;
- Informații privind raportul de muncă: tipul contractului, numărul de zile lucrătoare pe lună, timpul de lucru și vechimea;
- Informații despre contribuțiile obligatorii către instituții, precum Casa de Pensii sau Administrația Fiscală (contribuții sociale, deduceri, facilități fiscale);
- Date privind contribuțiile și reținerile pentru Fondul de beneficii sociale;
- Alte informații privind bonusuri, beneficii, prime, tichete, carduri cadou sau sume forfetare pentru transport.
Un astfel de document cuprinzător al tuturor componentelor salariale este o parte esențială a documentației de payroll.
Care sunt beneficiile fluturașilor de salariu electronici pentru HR & Payroll?
Fluturașii electronici nu sunt avantajoși doar pentru angajați, ci și pentru specialiștii din departamentul de HR & Payroll, responsabili de distribuirea lor. Digitalizarea și automatizarea procesului economisesc timp valoros pentru experții de payroll.
Astfel, nu mai este nevoie să trateze fiecare cerere individual, iar structura clară și lizibilă a fluturașilor reduce numărul de întrebări, neclarități și erori. Cele mai mari beneficii se resimt în companiile mari, unde fluctuația de personal este ridicată, se folosesc diverse tipuri de contracte și politica salarială este complexă, cu multe beneficii și compensații.
Care sunt beneficiile fluturașilor de salariu electronici pentru întreaga companie?
Eficientizarea departamentului HR & Payroll și crearea unei imagini pozitive a companiei în rândul angajaților nu sunt singurele avantaje. Introducerea fluturașilor electronici permite reducerea costurilor (hârtie, imprimante, tonere), optimizarea proceselor interne și o gestionare mai productivă a datelor salariale.
Împreună cu alte elemente de transformare digitală, integrate cu distribuirea fluturașilor, compania resimte rapid efectele pozitive ale îmbunătățirii fluxului de informații.
Care sunt cerințele legale privind distribuirea fluturașilor de salariu?
Distribuirea fluturașilor de salariu, fie pe hârtie, fie electronic, nu este obligatorie prin lege. Companiile nu sunt obligate să ofere regulat angajaților un document detaliat cu componentele salariale.
Totuși, Codul Muncii specifică clar că angajatorul trebuie să întocmească și să pună la dispoziția angajatului, la cererea acestuia, un astfel de document. Această obligație se aplică atât angajaților actuali, cât și foștilor angajați care solicită informații complete pentru perioade anterioare.
În companiile mari, unde numărul solicitărilor lunare poate fi semnificativ, trecerea la distribuția electronică permite evitarea unor sarcini administrative suplimentare.
Ce tehnologii și software sprijină distribuirea fluturașilor de salariu?
Distribuirea electronică a fluturașilor se bazează pe instrumentele și soluțiile transformării digitale. Automatizarea proceselor și implementarea unui flux electronic al documentelor aduc beneficii vizibile atât pentru fiecare angajat, cât și pentru departamentul de HR & Payroll și compania în ansamblu.
Integrarea sistemului de fluturași cu alte soluții locale și globale de HR & Payroll, precum și cu portaluri de tip self-service, sporește eficiența și satisfacția angajaților. Astfel, aceștia au acces facil la fluturașii de salariu, de obicei în format PDF, pentru diferite perioade.
Experții BPiON în Transformare Digitală subliniază însă un aspect extrem de important: fiecare fluturaș conține date personale sensibile, care trebuie protejate la cel mai înalt nivel. De aceea, soluții precum protejarea documentelor cu parolă, autentificarea la logare și implementarea unor instrumente de securitate digitală sunt esențiale pentru a garanta siguranța și liniștea angajaților.
Contactează-ne:
