Termenul Business Process Outsourcing (BPO) ridică multe întrebări atât pro cât și contra. Situația este aceeași și în cazul externalizării calculului salarial. Fie că vorbim despre schimbarea furnizorului de servicii de salarizare externalizată sau externalizarea proceselor de salarizare, trebuie să luăm în considerare următoarele aspecte înainte de a decide:

  • îmbunătățirea proceselor și a administrării care afectează eficiența întregii companii
  • reorganizarea resurselor umane
  • rolul IT-ului, optimizarea costurilor tehnologice
  • responsabilitățile

ÎNAINTE DE A LANSA LICITAȚIA PENTRU EXTERNALIZAREA SALARIZĂRII – CE SĂ AVEM ÎN VEDERE?

Când apare nevoia de externalizare a proceselor de salarizare și administrare de personal sau schimbarea furnizorului actual de servicii, este important să începeți licitația cu cerințe specifice. Este necesar să investigați procesele actuale ale companiei, tehnologia, resursele și nevoile.

Se poate întâmpla, de asemenea, să dorim să externalizăm doar anumite părți din întregul  proces, în acest caz, merită să luăm în considerare posibilitatea externalizării onsite.

Este o idee bună să împărtășiți nevoile exacte cu potențialii parteneri de servicii de salarizare în formă scrisă, iar în acest fel se asigură că ofertele vor acoperi într-adevăr cerințele așteptate.

Este important să ne gândim la sincronizare. În cazul externalizării proceselor de salarizare și administrare de personal, trebuie să ne gândim dacă am dori să începem în ianuarie, sau dacă este posibilă schimbarea furnizorului de servicii la jumătatea anului.

În funcție de activitatea și de specificul companiei, procesul de selecție poate dura până la câteva luni și trebuie să tinem cont și de perioada implementării, care durează aproximativ 1-3 luni.

CRITERII ALE UNUI FURNIZOR DE SERVICII DE SALARIZARE – ASPECTE OBIECTIVE

1. Experiență și notorietate în piață

Alegeți o echipă pregătită, cu o gamă largă de cunoștințe profesionale și ale industriilor.

2. Securitatea datelor

Deși, teoretic, toată lumea ar trebui să aibă sisteme și procese de protecție a datelor conform standardelor europene GDPR, din păcate, nu întotdeana se aplică și în practică. Aspecte ale securității IT mai extinse sunt, de asemenea, foarte importante. Asigurați-vă că investigați aceste aspecte, deoarece datele privind salariile sunt una dintre cele mai importante informații dintr-o companie.

3. Răspundere profesională și SLA

Definiți KPI (Key Performance Indicators) în funcție de cerințele furnizorilor de servicii și introduceți-i într-un document SLA (Service Level Agreement). Acest lucru asigură calitatea așteptată a serviciilor și respectarea termenelor limită. Cu toate acestea, oricine poate face o greșeală. Dar, în acest caz, o greșeală poate avea consecințe financiare grave pentru client, așa că, să nu încheiem contracte cu un furnizor de servicii de salarizare care nu are o asigurare de răspundere profesională corespunzătoare.

4. Tehnologie, background IT

Digitalizarea este foarte importantă în cazul serviciilor de salarizare, similar cu alte procese de afaceri. Cu un fundal tehnologic bine construit, se pot face îmbunătățiri semnificative atât în ​calitate, cât și în rentabilitate. Alegeți un partener care poate spori sentimentul de siguranță în domeniul tehnologiei prin baza sa de cunoștințe solide și experiență.

5. Tarifele

Tarifele pentru serviciile de salarizare externalizată pot varia într-o gamă foarte largă. Acestea depind de numărul de angajați, de complexitatea industriei în care își desfășoară activitatea compania, de cerințele tehnologice și de sistemele de raportare. În general, vă recomandăm să căutați un raport calitate-preț în locul celei mai ieftine soluții. În plus, trebuie să luați în considerare ce parte a serviciului merită un tarif lunar și care un tarif orar. Pentru a decide, trebuie să aveți o descriere foarte precisă a procesului, care să includă și timpul petrecut pentru fiecare activitate.

6. Comunicare

Documentați procedura de comunicare și actorii în contract, încercați să obțineți comunicarea cu un singur punct de contact!

7. Referințe

Întrebați pe cei care au ales deja un anumit furnizor de servicii și au o imagine despre operațiunile lor zilnice. Dacă industria în care activați are particularități în salarizare, nu ezitați să solicitați experiențe similare furnizorului de servicii.

RAȚIONAMENT SUBIECTIV – FURNIZOR DE EXTERNALIZARE A SALARIILOR CA PARTENER DE AFACERI

Amintiți-vă că tranzacțiile sunt de fapt încheiate între oameni, nu între companii.

Se recomandă insistent posibilitatea întâlnirilor personale chiar și în primele etape ale licitației. Pentru un serviciu de încredere, este important să vedem partea umană a furnizorului de servicii, care sunt fețele din spatele numerelor și care vor comunica cu noi zilnic.

Cât de orientat spre client și de flexibil este comportamentul lor și care este atitudinea lor?

Procesele de afaceri se bazează pe „cele mai bune practici” încercate și testate. Dar fiecare client poate avea caracteristici care trebuie integrate în structura serviciilor pentru a crea valoare reală și beneficii pentru organizație. Să nu acceptăm niciodată soluțiile „ia-o sau las-o”!

Echipa de profesioniști la BPION este întotdeauna disponibilă pentru întrebări legate de servicii de externalizare a salariilor! Nu ezita să ne contactezi!