De obicei, companiile medii și mari ajung la un moment în care simt nevoia să externalizeze activitățile de calcul salarial sau să reevalueze procesele deja externalizate.
CÂND SE JUSTIFICĂ EXTERNALIZAREA PROCESELOR DE SALARIZARE CĂTRE UN FURNIZOR EXTERN DE SERVICII?
+ În cazul în care lipsesc competențele în cadrul organizației sau în cazul în care este nevoie de un sprijin mai serios din partea experților
+ Datorită condițiilor pieței, a fluctuațiilor
+ Din cauza problemelor de calitate cu furnizorul actual de servicii
+ Pentru a optimiza costurile
+ Pentru a elimina riscurile și a separa obligațiile
+ Datorită unei decizii regionale
+ Datorită politicii interne de achiziții, care prevede că piața trebuie investigată la fiecare 1 sau 2 ani
+ În scopul dezvoltării proceselor și tehnologiei, care pot rezulta într-o soluție mai rentabilă în cazul în care se utilizează licențele unui furnizor de servicii de salarizare
+ Sau ca parte a planului BCP, pentru că ne simțim mai siguri dacă gestionarea proceselor de resurse umane și de salarizare sunt în mâinile unei echipe complete de experți, în loc să ne bazăm pe un singur angajat care nu are înlocuitor
Care sunt cele mai importante puncte care trebuie luate în considerare, în ceea ce privește cererea de ofertă pentru salarizare? Descărcați lista de verificare a cererii de ofertă și citiți mai departe pentru detalii.
CUM SĂ PREGĂTIM O CERERE DE OFERTĂ PENTRU O LICITAȚIE DE SALARIZARE? CARE ESTE BAZA PENTRU ALEGEREA UNUI FURNIZOR DE SERVICII DE SALARIZARE?
Selecția furnizorului de servicii de salarizare potrivit începe cu licitația pregătită atent. Este important să vă gândiți la sarcini și să explicați în detaliu așteptările, astfel încât aplicațiile să poată fi comparabile.
Pe baza experiențelor din ultimii 10 ani, am adunat cele mai importante puncte care pot fi luate în considerare.
Un punct de început – și acesta este sfatul nostru nr. 0. – este cu siguranță important să adunați toate părțile interesate din cadrul companiei al căror domeniu ar putea fi implicat în proces și să discutați împreună nevoile și oportunitățile. Exemplele includ HR, IT și Financiar.
1. Care sunt activitățile de salarizare și de administrare a resurselor umane pe care doriți să le externalizăți?
Gama de activități care urmează să fie externalizate depind de resursele și competențele disponibile în cadrul companiei. Compania va avea nevoie de cel puțin o persoană dedicată (cum ar fi managerul de resurse umane, managerul financiar sau administratorul de resurse umane) care va fi în contact cu furnizorul de servicii de salarizare. Această persoană va colecta informațiile și documentele de salarizare, va gestiona documentele angajaților și va colecta întrebările acestora.
În cazul în care compania nu dispune de resursele sau competența adecvată, este recomandat să solicitați o ofertă și pentru activitățile de administrare de personal, punând accentul asupra faptului dacă aceste sarcini vor fi efectuate la sediul companiei. Dacă puteți, de asemenea, să estimați cât de des va fi necesară prezența la sediul companiei, merită să furnizați informații și despre acest lucru. Furnizorii de servicii de externalizare a salarizării, sunt în general în măsură să ofere tarife orare mai favorabile dacă serviciul desfășurat la sediul companiei este previzibil, regulat și necesar pe termen mai lung.
2. Raportare HR – Ce fel de informații sunt necesare și cât de des aveți nevoie de acestea?
Frecvența, conținutul necesar și forma rapoartelor de resurse umane (inclusiv rezultatele salarizării, datele angajaților, variațiile și modificările) au un efect important asupra tarifelor, planului de implementare și termenelor convenite. Contează dacă lucrați pur și simplu cu raportările standard disponibile în sistemul de salarizare sau dacă aveți nevoie de un set de rapoarte de resurse umane complex și personalizat sau poate este necesar să generați rapoarte BI care să fie afișate în timp real și într-un mod ușor de utilizat. Nivelul de automatizare al înregistrării cheltuielilor de salarizare și cerințele legate de fișierele de note contabile ar trebui să fie, de asemenea, definit. În cazul în care nu aveți în vedere externalizarea activităților contabile către același furnizor, merită să includeți în cererea de ofertă numele programului de contabilitate și descrierea formatului de fișier notă contabilă.
3. Mediul și așteptările față de sistem – Oportunități tehnologice, dezvoltarea procesului de salarizare
Este important să revizuiți software-ul de salarizare utilizat în prezent și maturitatea digitală a companiei. Care este nivelul de integrare al sistemelor? Ce nivel de integrare al sistemelor așteptați după externalizare?
Vă sugerăm să nu ramâneți cu orice preț la software-ul actual de salarizare, în plus, profitați de ocazie și vedeți externalizarea sau schimbarea furnizorilor ca o oportunitate de dezvoltare a proceselor, de îmbunătățire a eficienței și de digitalizare. Întrebați întotdeauna potențialii furnizori de servicii despre soluțiile lor tehnologice!
Cu cât descrieți mai mult mediul actual al sistemului și gradul integrării, cu atât ușurați munca furnizorului de servicii pentru a dezvolta o arhitectură software și un model de servicii optime, oferind astfel cea mai exactă ofertă de preț în timpul licitației.
În ceea ce privește cerințele de sistem, următoarele informații merită să fie incluse în cererea de ofertă:
+ Sistemul utilizat în prezent și structura de proprietate a acestuia.
+ La ce alte sisteme trebuie conectat acest sistem?
+ Aveți nevoie de un sistem de pontaj? Asigurați-vă că specificați așteptările dvs. pentru sistem și fiți deschiși la soluții alternative!
+ Este nevoie de un sistem digital de gestionare a documentelor (DMS – Document Management System) și/sau de un sistem digital de gestionare a fluxului HR / salarizare (ECMS – Enterprise Content Management System)?
+ Unde sunt păstrate datele angajaților? (Sunt păstrate în sistemul de salarizare sau într-un ERP?) Acest lucru are un efect semnificativ asupra conexiunilor și interfețelor sistemului.
+ Vă rugăm să indicați și dacă utilizați un sistem intern, dezvoltare proprie!
4. GDPR – este recomandat să evidențiați cerințele în legătură cu un canal de comunicare conform cu GDPR. Dacă politicile interne specifică cerințele funcționale legate de acesta, este recomandat să le enumerați în cererea de ofertă. Întrebați furnizorii de servicii cum se asigură că sunt îndeplinite cerințele GDPR.
5. Data de început a serviciilor așteptată și calculul în paralel al salariilor
Dacă schimbarea furnizorului de servicii este legată de un termen limită, va trebui să comunicați neapărat data preconizată pentru „go live”!
Durata implementării depinde de nevoile speciale de raportare deja menționate, de migrarea datelor și de aspecte legate de parametrizarea sistemului. Pe baza experienței noastre, procesul de selecție durează adesea mult timp, așa că este recomandat să începeți procesul din timp.
În cazul în care nu sunteți legați de un termen limită, poate fi util să solicitați un calendar pentru a vă face o idee despre disponibilitatea și înțelegerea furnizorului asupra proceselor, dacă au soluții alternative pentru modelul de servicii și mediul software.
Rețineți întotdeauna că în cazul unei structuri complexe, preluarea și proiectarea proceselor poate fi o sarcină care necesită mult timp, nu vă bazați decizia doar pe timpul de implementare scurt estimat de furnizorul de servicii! Nu este sigur că furnizorul de servicii care promite cea mai rapidă implementare este cea mai bună soluție.
Calculul în paralel al salariilor – scopul acestui proces este de a construi un punct de control în procesul de implementare, pentru a vedea dacă parametrii sistemului de salarizare sunt configurați corect iar interfețele sunt funcționale, canalele de comunicare funcționează conform așteptărilor voastre și rapoartele contabile și de salarizare sunt pregătite cu conținutul și structura agreată.
Însă trebuie să avem în vedere faptul că acesta este un efort dublu și pentru dvs., deoarece informațiile, datele de intrare și fluxurile de lucru trebuie să fie operate atât cu furnizorul de servicii actual, cât și cu cel nou.
6. Stabilirea tarifelor
Pentru a obține oferte comparabile, insistați pe tarife bazate pe tranzacții. Din acest motiv, merită să includeți în cererea de ofertă câteva detalii cu privire la numărul de tranzacții, cum ar fi datele privind numărul de angajați, fluctuația, metodele speciale de calcul, numărul de sesiuni de plată, numărul de angajați sezonieri.
Dacă există activități cu tarife orare în ofertă, puteți solicita un calcul teoretic al costului, astfel acele activități pot fi mai ușor de înțeles și costurile mai previzibile.
7. Contractarea
În calitate de client, puteți insista asupra semnării propriilor termeni și condiții. Acesta poate fi un factor foarte important pentru furnizorul de servicii, așa că indicați acest lucru cel târziu în timpul celei de-a doua runde de negocieri!
8. Arhivare / stocare documente
Este posibil să nu puteți stoca volume mari de documente pe suport de hârtie în biroul companiei. Dacă acest lucru este necesar, trebuie să includeți și stocarea documentelor în cererea de ofertă.
9. Politica IT
Indicați dacă solicitați o certificare specială IT – cum ar fi ISO 27001. Solicitați politica IT a furnizorului, a soluțiilor de securitate a datelor și planul BCP.
10. Servicii de consultanță
Indicați în cererea de ofertă dacă pe lângă activitățile de salarizare și administrare a resurselor umane este necesară și consultanța fiscală sau în domeniul muncii. Este important, deoarece nu toți furnizorii oferă astfel de servicii, și dacă acest lucru devine necesar într-o etapă ulterioară, poate veti fi nevoiți să lucrați si cu un al doilea furnizor de servicii, ceea ce poate duce la costuri suplimentare pentru companie.
Merită să analizați cu atenție la ce se referă anumiți furnizori de servicii prin consultanță, ce este inclus în pachetul de servicii contractat și ce se tarifează la un tarif orar. Din păcate, pe lângă activitățile de bază ale salarizării, sunt furnizori care definesc interpretarea modificării legislației și furnizarea de detalii informative ce sprijină luarea deciziilor ca un serviciu suplimentar, deși aceasta ar trebui să fie partea cea mai firească a serviciilor de externalizare a resurselor umane și a salariilor.
+1 Nu uitați să solicitați furnizorului de servicii o declarație privind asigurarea de răspundere profesională și detaliile acesteia!
Pentru a rezuma cele mai importante idei: definiți cerințele în detaliu și cu precizie în timpul pregătirii cererii de ofertă. Astfel, decizia va fi mult mai ușoară, deoarece veti putea compara propunerile potențialilor furnizori de servicii.
O altă întrebare este cum să selectăm potențiali furnizori de servicii de salarizare cărora le trimitem cererea de ofertă. Putem oferi, de asemenea, câteva idei practice pentru acest lucru în blogul nostru: Externalizare salariilor în CEE // Aspecte de luat în considerare.