In lumea muncii, salariul este cea mai elementară nevoie din ierarhia lui Maslow.
Poți avea evenimente de companie fantastice, un pachet de beneficii cuprinzător sau petreceri de neuitat. Dar dacă salariile angajaților tăi nu ajung la timp, sau, și mai rău, ajung incorect, colegii tăi vor deveni frustrați și nemulțumiți. Rişti să le pierzi încrederea, sentimentul de siguranță și, în consecință, entuziasmul, energia și eficiența în muncă.
1. Soluția software
Există doar două aspecte importante atunci când vorbim despre software-ul de salarizare:
• Cât de ușor de utilizat este sistemul și
• Cât de bine este integrat cu alte instrumente de HR.
Primul punct este important deoarece sistemul este utilizat zilnic de cei care calculează salariile, deci este foarte relevant dacă este ușor sau dificil de gestionat.
Iar al doilea punct este important pentru că determină cât de eficient este fluxul de date și cât de rapid și ușor se poate accesa.
Poți folosi trei sau patru programe diferite pentru salarizare, urmărirea timpului și a prezenței, administrarea beneficiilor și managementul salarizării. Dacă ele comunică între ele corect și oferă date la timp și precise, totul este în regulă.
Totuși, dacă trebuie să intervii constant în proces din cauza unei erori într-un tabel și un software nu poate gestiona diacriticele, atunci procesul tău de salarizare conține multe erori potențiale.
Actualizarea și întreținerea regulată a datelor principale și integrarea corectă a software-ului utilizat reprezintă primul și cel mai important pas către o cooperare fluidă cu furnizorul și plăți corecte și la timp. Acestea sunt, bineînțeles, sarcini destul de complexe în sine, așa că poți să le încredințezi cu încredere furnizorului.
Dacă nu ești sigur dacă aceste sisteme sunt suficient de eficiente pentru tine, contactează-ne! Te vom ajuta să evaluezi și chiar să integrezi software-ul pe care îl utilizezi.
2. Procese dezvoltate împreună
Este foarte important ca tu și furnizorul tău să fiți pe deplin conștienți de procesele care trebuie realizate într-o anumită perioadă.
Acest lucru este esențial deoarece este singura modalitate de a înțelege cu adevărat și de a gestiona eficient activitățile implicate în proces. Definește clar și comunică cine este responsabil pentru fiecare parte a diferitelor procese și cum ar trebui gestionate acestea.
Acest aspect aduce în discuție o altă problemă conexă, care, deși nu face parte tehnică a colaborării, poate afecta aproape fiecare aspect al acesteia: încrederea. Dacă nu ai încredere în furnizorul tău—și s-ar putea să ai motive întemeiate pentru aceasta—și te regăsești recalculând salariile, beneficiile și vacanțele la sfârșitul procesului de salarizare, practic plătești de două ori pentru același serviciu. În astfel de cazuri, este important să te întrebi de ce îți lipsește încrederea în rezultatele partenerului tău și dacă schimbarea furnizorului ar putea fi necesară.
Dacă nu ești sigur de fiabilitatea procesului tău de salarizare, suntem bucuroși să îți oferim un audit. În cadrul acestuia, vom analiza întregul proces, vom identifica factorii de eroare potențiali și vom face recomandări pentru îmbunătățiri posibile.
3. Comunicare
Comunicarea cu furnizorul este strâns legată de punctul anterior. La fel ca încrederea, aceasta este un factor bidirecțional, și poate fi făcută mai fluidă cu o persoană de contact dedicată.
Poate fi un semn valoros dacă partenerul (furnizorul) ridică deja problema termenelor limită pentru finalizarea diferitelor procese de lucru, pregătirea noilor status-uri sau raportarilor în timpul fazei de negociere. Dacă nu o fac, este posibil să nu fi reflectat suficient de bine asupra sarcinilor și timpului alocat acestora. Este important să observi cât de rapid răspunde partenerul la mesaje, întrebări și feedback, precum și dacă solicită date specifice și caută confirmări înainte de a începe să lucreze cu acestea. Este, de asemenea, indicativ dacă primești doar raportul la sfârșitul procesului, fără comunicare între timp.
Sarcina ta pe parcursul procesului este să furnizezi date și să verifici termenele limită. Dacă trimiți datele necesare în ultimul moment, oferi o oportunitate de eroare furnizorului.
Dacă ai software-ul configurat și conectat corespunzător, ai reușit deja să elimini 90% din aceste posibilități de eroare.
4. Scopul de servicii
Este important să cadeti de acord chiar de la început asupra serviciilor exacte pe care dorești să le utilizezi în cadrul salarizării.
Un serviciu complet de salarizare arată de obicei astfel: tu colectezi toate datele în formatul solicitat de furnizorul tău, iar acesta calculează totul, răspunde la tot, pune întrebări despre anumite elemente dacă este necesar și trimite status-uri în mod continuu între timp. La sfârșitul procesului, îți oferă un raport pe care îl poți prelucra și utiliza. Vom detalia acest ultim pas într-un punct separat, deoarece este incredibil de important!
Dacă ai nevoie de altceva, de exemplu, nu dorești să externalizezi toate procesele sau vrei să gestionezi anumite date pe cont propriu, asigură-te că îi comunici furnizorului înainte de a semna contractul!
5. Raportare
Pregătirea raportului final este un pas crucial în procesul de salarizare. Deoarece vei lucra ulterior cu datele extrase din acesta. Cantitatea de muncă suplimentară pe care o vei avea depinde de acordul tău prealabil cu furnizorul, menționat mai devreme. Dacă acordul tău acoperă procesarea salariilor, depunerile contabile, plățile salariilor și gestionarea taxelor și contribuțiilor, atunci nu va trebui să te preocupi de aceste sarcini. Totuși, dacă trebuie să pregătești un raport intern pentru companie, nu este deloc același lucru cum primești datele necesare.
Ai nevoie de un raport care să fie
• ușor de prelucrat,
• disponibil într-un format adecvat,
• să conțină toate informațiile necesare despre salariile angajaților și
• să ajungă aproape automat.
Aceasta înseamnă că nu va trebui să alergi după raport, să petreci ore suplimentare procesând datele extrase, iar toate informațiile esențiale vor fi ușor accesibile. Indiferent dacă ai nevoie de rapoarte de sistem ușor de descărcat, rapoarte HR personalizate detaliate sau rapoarte BI în timp real și ușor de utilizat, tot ce ai nevoie este acolo.
Pe lângă punctele enumerate mai sus, pot apărea și alte întrebări importante. Cu toate acestea, acești factori determină, în cele din urmă, acuratețea salarizării și, pe termen lung, încrederea angajaților tăi, precum și satisfacția clienților, partenerilor și colaboratorilor tăi.
Salarizarea este un proces complex, care implică date sensibile și coordonare între multiple sisteme, software-uri și departamente. Este mai mult decât simple calcule de bază. Alegerea furnizorului potrivit este esențială.
Ai întrebări despre procesul nostru de salarizare, software-ul nostru sau detalii specifice? Nu ezita să ne contactezi! Suntem aici pentru a-ți răspunde la întrebări și pentru a te ajuta să gestionezi salarizarea angajaților tăi cu cea mai mare siguranță.
Dacă doriți să aflați mai multe despre externalizarea proceselor de salarizare și cum să faceți din aceasta un succes, contactați-ne!
Contactează-ne:
